I min roll som tjänsteman har jag i olika sammanhang, i olika typer av verksamheter upplevt och påverkat/ändrat bristande förtroende mellan uppdragsgivarna och utförarna till det bättre. Situationerna har präglats av att uppdragsgivarna/politikerna inte vågar lita på att utförarna/tjänstemännen är professionella. Politikerna har en oro att tjänstemännen har missat något centralt och att politikerna kommer få klä skott för kritiken som kommer när misstagen uppdagas. Från tjänstemännens sida har känslan varit att politikerna styr via detaljer och organisationen, istället för med mål. Att förväntningarna på tjänstemännen motsvarar förväntningarna på en maskin – att utföra en given handling vid en viss knapptryckning. Utrymmet för eget driv och egen tankeförmåga är kraftigt begränsad.
När jag har försökt ändra/påverka situationen till det bättre har jag använt mig av två personliga strategier. Dels har jag försökt förstå mina uppdragsgivares oro, dels har jag försökt att i förväg tänka ut vad som är viktigt för mina uppdragsgivare med den aktuella frågan vid just det tillfälle och i det sammanhang som frågan ska behandlas.
Att försöka sätta sig in i politikernas oro i relation till, som de upplever det, osäkra och oprofessionella tjänstemän är helt nödvändigt för att kunna börja skapa förtroende. Genom att se och bekräfta de frågor och funderingar som politikerna har, och genom att fånga frågorna tidigt går det ofta att undvika låsningar i diskussionen. Låsningar mellan politiker och tjänstemän är något som annars är ganska utmärkande för de situationer som jag talar om. Ofta går det att ge ett snabbt svar som ”bygger vidare” på frågan istället för ett svar som ”försvarar” förslaget till beslut. När jag bygger vidare på frågan innebär det att jag inte bara försöker svara på frågan/oron utan även försöker löpa vidare längs frågeställarens tankegång och besvara de frågor som annars väcks av svaret på första frågan. Finns det utrymme för en återremiss kan det också vara en bra väg att ta, tidigt, även om frågan kanske inte är helt avgörande för ärendet. Detta är särskilt funktionellt om relationen är kylig mellan tjänstemän och politiker. Det ger möjlighet för mig som tjänsteman att ägna mer tid åt den aspekt som jag försummat och som nämnden/delar av nämnden pekade på. Samtidigt får politikerna i nämnden både mer tid att smälta förslaget och gehör för sitt engagemang i frågan.
Att i förväg tänka igenom vad som är viktigt för mina uppdragsgivare i ett visst ärende, vid tillfället och i sammanhanget som ärendet behandlas, kräver ett visst mått av förståelse för det politiska systemet. Som tjänsteman i en politiskt styrd organisation räcker det inte bara med att jag är bra på det som är mitt fackområde (för stunden plan- och bygglagen i mitt fall). Jag måste också förstå vilka konsekvenserna av ett visst beslut blir för de som ska fatta beslutet. Det är inte så konstigt egentligen, politikerna måste ju ha förtroende från sina väljare. Det kan innebära att jag i föredragningen av ett ärende särskilt försöker tydliggöra de frågor som har ”politisk” spänning i sig, att jag hjälper nämnden att fokusera på de politiskt centrala frågorna. Enkelt kanske, men om man inte väger samman den politiska situationen, sammansättningen i nämnden och andra i kommunen aktuella politiska diskussioner, med de frågor som ur ett sakfrågeperspektiv är centrala lyckas man inte med att ge politikerna denna hjälp. Många tycker nog att en tjänsteman inte ska tänka in politiken i sin bedömning och föredragning. Att det är osakligt och oprofessionellt. Jag menar tvärtom att det är det som är tjänstemannens profession, att ge väl genomarbetade OCH politiskt beslutbara förslag till uppdragsgivarna/politikerna.
Genom att använda mig av dessa två strategier har jag lyckats skapa/öka förtroende mellan mina uppdragsgivare och oss utförare. Säkert fungerar de även för dig om du vill välja att försöka förändra ett läge med bristande förtroende mellan uppdragsgivare och utförare.
Eller vad tror du? Kommentera gärna!
Uppdragsgivare och utförare måste spela i samma lag. Spelar de inte i samma lag kommer all energi gå åt till dragkampen om vem som har rätt och vems väg man ska ta. Och under tiden som dragkampen pågår kommer andra lag att segla förbi utan större ansträngning. Har man ambitioner med verksamheten, om man vill bli bäst eller åtminstone bättre är detta fullständigt förödande. Det gäller säkert i alla organisationer. I politiskt styrda organisationer, där målen och ambitionerna med verksamheten kan vara nästan oändligt många, är risken påtaglig att laggemenskapen uteblir till förmån för ”vi och dem”, ”tjänstemän och politiker”.
När man hamnar i en sådan situation, där det är motsättningar och bristande förtroende istället för fokus och gott förtroende, har man tre val: gilla, lämna eller förändra.
En förutsättning för att gilla läget är nog att man ändå inte bryr sig om hur det går med firman och att man är tillräckligt nöjd med att få lön för tiden man spenderar där. Eller kanske biter man ihop och håller ut av pliktkänsla? Eller så tror man inte att man själv har positionen eller förmågan att göra något åt situationen. Tyvärr tror jag att det är ganska vanligt med en kombination av de här varianterna och att många dessutom skyller situationen på ”de andra”:
– politikerna förstår ju inte hur det ser ut i verkligheten!
– tjänstemännen har visst glömt att det är politiken som styr!
Att lämna behöver inte vara ett dåligt alternativ. Tyvärr är det ganska vanligt, skulle jag tro, att vi styrs av vad man ”bör” göra och inte av vad som känns rätt och ärligt. Att bryta upp från en situation som håller på att gå i diket kan kännas som att man sviker eller att man ger upp. Dessutom kan det innebära att man gör omvärlden besviken och arg eftersom man bryter mot förhoppningar och förväntningar om vad man borde göra. Men jag tycker att det finns ett ansvar att lämna om man känner att man inte kan gilla läget och om man tycker att man har försökt att ändra utan att lyckas. Min personliga erfarenhet av att lämna en situation som var på väg att kapsejsa fullständigt är en stark känsla av en frihet som jag inte riktigt förstod att jag hade, förrän jag tog steget och sa upp mig (någon gång kanske jag ska skriva om det här på min blogg).
Att försöka förändra är förmodligen det vägval som de flesta tänker vore det riktigaste av de tre, men som många samtidigt inte tror sig kunna lyckas med. Men att det inte skulle kunna gå att ändra motsättningar och bristande förtroende mellan politiker och tjänstemän till fokus och gott förtroende är fel. Däremot går det inte att ändra situationen genom att börja med att försöka ändra ”de andra”. Man måste jobba med sin egen inställning och sitt eget agerande. Tjänstemännen kan inte lasta politikerna för situationen och politikerna kan inte heller lasta tjänstemännen för det bristande förtroendet. Istället behöver jag som tjänsteman, om jag vill försöka förändra situationen och öka förtroendet, tänka mig in i mina uppdragsgivares situation (behov, oro, ambitioner). Och mina uppdragsgivare skulle på samma sätt kunna försöka föreställa sig vad mina behov är, för att jag ska kunna fungera väl. Men som sagt man kan bara ändra sin egen inställning.
Eller vad tror du? Kommentera gärna!
Offentlig chef 